REGULAMIN I SZCZEGÓŁOWE ZASADY PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
1.W zarządzeniu wewnętrznym powołującym Komisję, wyznacza się jednocześnie jego przewodniczącego i sekretarza.
2. Przewodniczący kieruje pracą Komisji, reprezentuje ją w wystąpieniach zewnętrznych i jest upoważniony do podejmowania decyzji dotyczących spraw organizacyjnych związanych z prowadzeniem postępowania.
3.Decyzje Komisji powinny zapadać zgodnie.
4. Jeśli uzgodnienie stanowiska nie jest możliwe , przewodniczący Komisji zarządza głosowanie tajne lub jawne, w którym każdy z członków ma jeden głos. W przypadku gdy głosowanie nie może wyłonić rozstrzygnięcia, przewodniczący Komisji ma głos przeważający.
5.Obowiązkiem sekretarza jest prowadzenie w sposób ciągły protokółu toczącego się postępowania i stanowiących jego integralną część protokołów kolejnych posiedzeń Komisji.
6. Sekretarz jest odpowiedzialny za formalną stronę postępowania Jego dokumentację oraz organizację kontaktów z oferentami.
7.Członkom Komisji można w początkowej fazie postępowania przydzielić zadania związane z przygotowaniem dokumentów, opracowaniem lub wyborem metody wartościowania ofert itp.
8.Oferty nie spełniające zewnętrznych wymogów odrzuca się natychmiast informując o tym obecnych;
– termin złożenia oferty
– nie wniesienie wadium w określonym terminie
9. Postępowanie o zamówienie publiczne unieważnia się jeżeli:
a. w postępowaniu w trybie innym, niż tryb z wolnej ręki, wpłynęły nie mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu lub mniej niż dwa wnioski o dopuszczeniu do udziału w przetargu ograniczonym,
b. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę , która zamawiający może przeznaczyć na finansowanie zamówienia,
c. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym , czego nie można było wcześniej przewidzieć,
d. zamawiający nie dopełnił obowiązku zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo postępowanie jest dotknięte wadą uniemożliwiającą zawarcie umowy
10. O unieważnieniu postępowania zamawiający zawiadamia dostawców lub wykonawców biorących udział w postępowaniu ,podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
11 .W przypadku unieważnienia z winy zamawiającego postępowania o zamówienie publiczne na podstawie ust. l pkt. 3 lub 4, dostawcom lub wykonawcom, którzy złożyli oferty nie podlegające odrzuceniu przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu , w szczególności kosztów przygotowania oferty.
12. Komisja przetargowa przeprowadza w trybie publicznym /jawnym/ otwarcie ofert, podając obecnym:
– imię i nazwisko,
– nazwę (firmę),
– adres (siedzibę) dostawcy lub wykonawcy, którego oferta jest otwierana,
– cenę oferty,
– termin wykonania zamówienia publicznego,
– okres gwarancji,
– warunki płatności zawarte w ofercie,
– datę złożenia oferty,
Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. Powyższe informacje doręcza się oferentom , którzy nie byli obecni przy otwieraniu ofert, na ich wniosek.
13. Część jawną postępowania Komisji dokonuje się w formie listy zawierającej nazwę oferenta i cenę /drukZP-12/.
14. Oferty odrzucone umieszcza się na liście z uzasadnieniem ich odrzucenia /druk ZP-19/.
15. Przed przystąpieniem do porównania ofert, członkowie Komisji podpisują swoje oświadczenia o braku okoliczności, które mogłyby przeważać ich bezstronność /drukZP-1 zał.10/
16. Wyjaśnienie treści złożonych ofert i sporządzenie informacji o spełnieniu wymogów wymaganych od dostawców-wykonawców /druk ZP-17/
17. Komisja po otwarciu ofert , w trybie niejawnym dokonuje oceny otrzymanych ofert w zakresie podmiotowym, stosując ściśle zapisane w specyfikacji kryteria . Metody porównania ofert /punktowe lub inne/ ustala Komisja stosownie do zakresu i merytorycznej zawartości zamówienia /druk ZP-20/.
18. Komisja posługując się stosownymi kryteriami i wybraną metodą wartościowania ofert układa ranking rozpatrywanych ofert, wskazując ofertę na 1-ej pozycji jako najkorzystniejszą /ZP-21/
19. Powody odrzucenia wszystkich ofert /drukZP-16/.
20. Wypełnienie protokółu /drukZP-1/ i przedstawienie do zatwierdzenia kierownikowi jednostki zamawiającej, z propozycją podpisania umowy z wybranym oferentem.
23. Komisja zawiadamia niezwłocznie uczestników postępowania o jego rozstrzygnięciu, proponując wybranemu oferentowi podpisanie umowy nie wcześniej niż 7 ogłoszenia, o którym mowa w art.50 ust.2, nie później jednak niż przed upływem terminu związania z ofertą,
24. Komisja na żądanie uczestników postępowania umożliwia im dostęp do protokółu w zakresie nie naruszającym ważny interes państwa, ważne interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji, przebiegu badania ,oceny i porównania treści złożonych ofert.
25. Przygotowanie i rozesłanie ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty /drukZp-150/.
26. Komisja w przypadku otrzymania protestu zawiesza postępowanie do czasu jego rozstrzygnięcia . nie dłużej niż 7 dni.
27. Komisja sporządza końcowy protokół postępowania przekazując całość dokumentacji n m pracownikom zamawiającego, którzy będą nadzorować lub zarządzać realizację zawartej umowy w wyniku postępowania.
